Abwesenheiten und Urlaube erfassen, archivieren und darstellen

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist es wichtiger denn je, die Organisation und Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten und Urlaubszeiten effizient zu gestalten. DocuWare, eine führende Dokumentenmanagement-Plattform, bietet Unternehmen eine intelligente Lösung zur digitalen Verwaltung von Abwesenheits- und Urlaubsanträgen. In Kombination mit einer nahtlosen Integration in Outlook/Office Kalender ermöglicht DocuWare eine schnelle und einfache Abwicklung des gesamten Prozesses. In diesem Artikel werden die Funktionen "Erfassung von Anträgen via DocuWare Webformular" und "Synchronisation der Urlaubsdaten (Beginn & Ende) mit einem öffentlichen Outlook/Office Kalender" näher erläutert.

Erfassung von Anträgen via DocuWare Webformular: 
DocuWare bietet ein benutzerfreundliches Webformular für die Erfassung von Abwesenheits- und Urlaubsanträgen. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ihre Anträge direkt über das Online-Formular einreichen, was den Papierkram reduziert und den Prozess für alle Beteiligten vereinfacht.

Das Webformular kann individuell an die Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens angepasst werden und ermöglicht es den Mitarbeitern, alle erforderlichen Informationen wie den gewünschten Zeitraum, den Grund für die Abwesenheit und eventuelle Vertretungsregelungen einzutragen. Nach Absenden des Formulars wird der Antrag automatisch an die zuständige Person oder Abteilung weitergeleitet, die den Antrag prüft und genehmigt oder ablehnt.

Synchronisation der Urlaubsdaten (Beginn & Ende) mit einem öffentlichen Outlook/Office Kalender: 
Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten und Urlaubszeiten ist die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der relevanten Informationen für alle Beteiligten. Wir verbinden DocuWare über die iPaaS Lösung make.com mit Outlook/Office Kalendern, um diese Herausforderung zu meistern.

Sobald ein Abwesenheits- oder Urlaubsantrag genehmigt wurde, werden die entsprechenden Daten (Beginn und Ende der Abwesenheit) automatisch mit dem öffentlichen Outlook/Office Kalender synchronisiert. Dadurch haben alle Mitarbeiter, die Zugriff auf den Kalender haben, jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Abwesenheiten und Urlaubszeiten ihrer Kollegen. Dies erleichtert die Planung und Koordination von Arbeitsabläufen und vermeidet potenzielle Engpässe oder Konflikte aufgrund von Überschneidungen.

Fazit:

Die Verwendung von DocuWare zur Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung bietet Unternehmen eine einfache und effiziente Lösung, um den gesamten Prozess zu optimieren. Mit der Möglichkeit, Anträge über ein benutzerfreundliches Webformular einzureichen und die Urlaubsdaten automatisch mit dem Outlook/Office Kalender zu synchronisieren, können Mitarbeiter und Vorgesetzte Zeit sparen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

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Online-Antragsformular in DocuWare
Über unser Szenario in www.make.com transferieren wir Daten des Antrags in einen Kalendereintrag
Finaler Kalender-Eintrag in einem firmenweiten Office-Kalender